Teknik Persidangan

1. Landasan Pemikiran

Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut. Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah disepakati bersama.Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan terlibat. Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan membatasi  pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada saya.  Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk persidangan.

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung Persidangan merupakan suatu kegiatan yang selalu ada dalam setiap organisasi.

Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Kalau dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi kalau dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang sifatnya mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi atau hukum. Terdiri dari :

ü  Ketetapan suatu persidangan pada dasarnya bersifat sinergis, berlaku baik ke dalam maupun keluar kadang disertai peraturan tambahan.

ü  Keputusan suatu persidangan umumnya bersifat praktis dan hanya berlaku ke dalam saja.

Persidangan pun bisa disebut rapat, namun tidak semua rapat dapat disebut sebagai persidangan.

2. Jenis – Jenis Persidangan

·         Sidang Umum : sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi

o   Sidang Paripurna :

ü  Rapat Lengkap yang dihadiri semua anggota, pihak-pihak terkait dan     undangan.

ü  Bersifat umum dan terbuka.

o   Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta sidang. Macam-macam sidang pleno:

ü  Bagian dari rapat paripurna, membicarakan hal detail.

ü  Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

ü  Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

ü  Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

ü  Sifatnya tertutup/terbatas.

o   Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambilkan dari peserta sidang pleno sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan. Dan bias dilihat apa saja yang ada dalam sidang komisi yaitu :

ü  Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

ü  Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

ü  Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

ü  Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

ü  Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

·         Sidang istimewa:

Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting.

3. Sifat-sifat Persidangan

·         Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.

·         Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan dan peninjau.

4. Alat-Alat Kelengkapan Dalam Persidangan

·         Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.

Selain itu Pimpinan sidang adalah para individu yang dianggap mampu memimpin rapat, terdiri dari ketua dan wakil ketua dan dibantu oleh sekertaris. Pada awal persidangan pimpinan sidang ditetapkan oleh Floor lewat musyawarah/pemilihan. Pimpinan Sidang hendaknya berkarakter penuh percaya diri, berdedikasi tinggi, pandai berkomunikasi, demokratis, mampu bersikap tegas dan adil, serta berani mengambil keputusan yang beresiko dengan mantap dan yakin.

Tugas Ketua 

q  Membuka jalannya sidang, menjelaskan permasalahan sidang dengan pengantar yang singkat, padat, jelas, proporsial dan netral.

q  Mengarahkan sidang dan mengatur suasana rapat dengan baik.

q  Menekankan peserta sidang berbicara lugas, singkat dan padat.

q  Memberi cukup kesempatan kepada peserta sidang untuk :

·         Memberi usulan/masukan

·         Memberi sanggahan

·         Melakukan hak jawab

·         Memberi Interupsi

q  Menegur peserta sidang yang melanggar tata tertib sidang.

q  Melakukan skorsing sidang.

q  Dibantu wakil ketua dan sekretaris membuat kesimpulan.

q  Mengesahkan keputusan rapat dan kemudian menutup sidang.

Tugas Wakil Ketua

q  Mendampingi ketua

q  Menggantikan ketua untuk sementara waktu atau selama masa sidang yang tersisa.

q  Tugas yang diemban sama dengan ketua sidang

Tugas Sekretaris sidang

q  Mencatat segala bentuk administrasi sidang.

q  Menindaklanjuti semua amanat dari pimpinan sidang.

·         Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.

v  Peserta penuh

ü  Hak peserta penuh:

a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

ü  Kewajiban peserta Penuh:

a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

v  Peserta Peninjau

ü  Hak Peserta Peninjau:

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

ü  Kewajiban Peserta Peninjau:

a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

·         Palu sidang merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu keabsahan ketetapan atau keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila ketukan sesuai aturan konvensional yang berlaku.

Aturan Ketukan palu :

q  Ketukan palu 1 kali :

·         Persetujuan keputusan biasa; berlaku hanya dalam pengesahan rancangan tata tertib rapat dan rancangan agenda acara rapat.

·         Pengesahan keputusan per-pasal/per-point (tidak dapat ditijau kembali, apabila tata tertib rapat telah sah).

·         Pergantian pimpinan sidang (Memindahkan palu sidang dan menerima palu sidang)

·         Skorsing rapat dimulai (untuk rencana skorsing  < 30’)

·         Skorsing rapat diakhiri (untuk rencana skorsing  < 30’)

q  Ketukan palu 2 kali :

·         Pengesahan sebagian keputusan atau keputusan antara dari seluruh rancangan. keputusan (bila rapat akan diskorsing)

·         Pergantian Presidium  sidang (Memindahkan palu sidang dan menerima palu sidang)

·         Skorsing rapat dimulai (untuk rencana skorsing > 30’)

·         Skorsing rapat diakhiri (untuk rencana skorsing > 30’)

·         Pengesahan terpilihnya nama-nama calon dalam suatu pemilihan oleh peserta sidang, namun belum dibuat secara tertulis.

q  Ketukan 3 kali :

·         Pembukaan dan penutupan masa persidangan.

·        Pengesahan semua keputusan/ketetapan final (Menetapkan konsideran) dari hasil rapat.

q  Ketukan palu tambahan :

Ketukan palu lebih dari 3 kali dengan interval pendek atau ketukan 3 kali dengan interval panjang berarti pimpinan sidang meminta perhatian peserta sidang.

·         Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan. Terdiri dari :

ü  Agenda sidang

ü  Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

ü  Materi-materi lainnya yang memang dibutuhkan pada saat siding tersebut.

·         Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.

Tata Cara Persidangan

·         Sebelum rapat dimulai, peserta persidangan mengisi daftar hadir.

·         Pada awal persidangan, rapat dipimpin oleh pimpinan sidang sementara membicarakan, agenda sidang, tata tertib sidang dan pemilihan pimpinan sidang tetap.

·         Rancangan agenda sidang dan rancangan tata tertib sah menjadi tata tertib dan agenda sidang setelah  dibahas dalam rapat dan disahkan oleh pimpinan sidang sementara.

·         Pemilihan pimpinan sidang tetap.

·         Bila rapat tersebut berlangsung dalam rentang masa persidangan yang panjang, sementara tata tertib dan agenda sidang sudah berlaku dan pimpinan sidang sudah tetap, umumnya akan dibahas rancangan jadwal acara selama suatu masa persidangan.

·         Setelah jadwal acara masa persidangan sudah disahkan oleh pimpinan sidang tetap, persidangan mulai membahas materi-materi pokok yang menjadi permasalahan dan telah tersusun di dalam agenda acara untuk dibuatkan keputusan/ ketetapan.

·         Syarat pengesahan suatu keputusan/ketetapan bergantung kepada aturan organisasi (UUD atau AD/ART atau Tatib sidang).

·         Keputusan/ketetapan yang dihasilkan tidak bersifat ambigu/multitafsir

·         Setiap keputusan menjadi bagian dari dokumen organisasi dan berlaku kedalam organisasi.

·         Setiap ketetapan dicatat di dalam lembar organisasi, berlaku ke dalam maupun ke luar organisasi.

5. Tata Krama Persidangan

q  Tata krama persidangan adalah norma-norma yang terbentuk dalam suatu organisasi, umumnya tidak disertai aturan secara tertulis antara lain :

·         Rapat dilakukan dalam suasana kondusif dari segi waktu, tempat maupun kesempatan bagi seluruh anggota organisasi.

·         Seluruh peserta sidang menjunjung tinggi protokoler sidang (Tatib, agenda sidang, dsb)

·         Terdapat kejelasan pokok persoalan yang akan dibahas dan terpusatnya pembahasan pada masalah yang ada.

·         Dilandasi sikap saling menghormati, dengan itikad bersama mengutamakan kepentingan organisasi.

·         Komunikasi yang dinamis dan dewasa antar para peserta sidang.

·         Seluruh anggota organisasi harus menyakini bahwa musyawarah uintuk mufakat merupakan keputusan terbaik dalam sidang.

·         Penyebutan nama seseorang lebih ditekankan kepada jabatan/kapasitas seseorang daripada nama individu/nama panggilan.

·         Menghindari penggunaan kata/kalimat yang bermakna ganda.

·         Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.

·         Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.

·         Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.

·         Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.

·         Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.

·         Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan itu.

q            Interupsi

Interupsi adalah selaan pembicaraan oleh peserta sidang saat pimpinan sidang atau peserta sidang lainnya yang sedang berbicara dan hanya dapat menyela pembicaraan atas izin dari presidium sidang.

1.      Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

2.      Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan

3.      Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

q  Jenis-jenis Interupsi :

·         Interruption point of order, selaan menyangkut usulan permasalahan yang dianggap mendesak untuk dibahas.

·         Interruption point of information, selaan untuk membicarakan tambahan informasi/penjelasan, bersifat menegaskan yang telah disampaikan pimpinan sidang.

·         Interruption point of clarification, selaan apabila terdapat pertentangan pendapat terhadap suatu masalah atau kekurangpahaman terhadap suatu masalah.

·         Interruption point of privelege, selaan untuk menggunakan hak prerogative untuk pembelaan diri, menyampaikan sesuatu.